„Klient nasz pan” – tak brzmi nieco już wyświechtane powiedzenie, którego sens powinien być dewizą każdego podmiotu działającego na wolnym rynku. Nie inaczej jest w przypadku branży MICE. Kluczem do sukcesu dla każdego hotelarza jest zaspokojenie potrzeb klienta. Najwyższa jakość usług i spersonalizowana oferta sprawią, że zadowolony klient nie tylko poleci hotel innym, ale również będzie kontynuował udaną współpracę.

Jednak jakie są właściwie oczekiwania klientów (firm inicjujących event) oraz kontrahentów (agencji kreatywnych, które są odpowiedzialne za organizację wydarzenia)? Na co zwrócić uwagę, przygotowując ofertę? Co może stać się atutem, który sprawi, że to właśnie nasz hotel zostanie wybrany jako miejsce realizacji eventu? Wszystkie najważniejsze kwestie poruszę w tym artykule.

Lokalizacja adekwatna do celu wydarzenia

Pierwszym elementem, z którego możemy uczynić atut, jest lokalizacja hotelu. Jeśli nasz obiekt znajduje się w dużym mieście nieopodal lotniska, naszym targetem mogą stać się firmy organizujące konferencje międzynarodowe. Natomiast jeżeli prowadzimy hotel w miejscu mniej zurbanizowanym i możemy poszczycić się bliskością natury oraz pięknymi widokami, warto postawić na komunikację w kierunku organizacji wydarzeń, których celem jest rekreacja i zintegrowanie grupy. Podobnych przykładów można podać wiele. Co istotne – każdy hotel powinien znać swoje walory i właśnie je uwypuklać w komunikatach reklamowych oraz podczas rozmów z potencjalnymi klientami i kontrahentami.

Przestrzeń konferencyjna na najwyższym poziomie

Udogodnienia konferencyjne odgrywają bardzo ważną rolę w procesie wyboru najlepszego obiektu do realizacji eventu. Klient zwraca uwagę na takie elementy, jak liczba sal, ich wielkość i wyposażenie, jakość sprzętu oraz różne parametry techniczne np. stopień wygłuszenia i zaciemnienia, widoczność oraz słyszalność z różnych miejsc w pomieszczeniu, a także ergonomiczność użytkowania. Musimy zatem dopilnować, aby nasz obiekt był pod tym względem nienaganny, to znaczy zagospodarowany i wyposażony najlepiej, jak tylko się da. Niewątpliwą zaletę hotelu stanowi również profesjonalna obsługa techniczna na wyłączność dla każdego wydarzenia.

Każdy szczegół ma znaczenie

Oferując dużą salę konferencyjną, powinniśmy jednocześnie zapewniać odpowiadającą liczbie gości liczbę pokoi oraz miejsc parkingowych. Jeśli chodzi o atrakcje dla gości oraz ofertę gastronomiczną, warto wykazywać się otwartością i kreatywnością. Pozytywnie odebranym gestem będzie np. dostosowanie karty dań do tematyki wydarzenia. Należy pamiętać także o różnorodnych wymaganiach kulinarnych gości, takich jak np. wegetarianizm czy dieta niskoglikemiczna.

Jako przedstawiciele obiektu powinniśmy zapewniać kompleksową obsługę oraz zadbać o to, aby nie zaistniał konflikt interesów pomiędzy osobami biorącymi udział w evencie a pozostałymi gośćmi. W przypadku konferencji międzynarodowej znaczącą rolę odgrywa również znajomość języków obcych u personelu. Jak widać – liczy się każdy szczegół, ponieważ tylko wtedy, kiedy dopracujemy naszą ofertę i usługi na sto procent, nic nie zakłóci naszemu klientowi pozytywnego odbioru naszego obiektu.

Warto dbać o profesjonalizm i dobre relacje

Dla organizatorów wydarzeń, czyli w głównej mierze agencji eventowych, niezwykle istotną rolę odgrywa efektywna komunikacja z przedstawicielami obiektu oraz kreatywność i doradztwo z ich strony. Preferowaną formą pierwszego kontaktu przez agencje, podczas którego przedstawiciel hotelu omawia ofertę, jest wizyta w miejscu potencjalnego wydarzenia. Jeżeli nie jest to możliwe, warto chociaż zadzwonić, aby wejść w żywą interakcję, a nie poprzestawać na korespondencji mailowej. Natomiast po zakończeniu współpracy warto co jakiś czas (najlepiej raz na kwartał) wysłać ofertę mailingową, dzięki której utrzymamy stały kontakt z naszymi kontrahentami. Badania pokazują, że około dwie trzecie relacji łączących hotele i agencje eventowe jest w stanie przetrwać, jeśli oferta obu stron pokrywa się z zakresem świadczonych usług.

Podsumowując, jeżeli chcemy, żeby nasz hotel był numerem jeden wśród obiektów konferencyjnych, musimy być uważni i wrażliwi na potrzebny naszych klientów. Starania, których dołożymy, z pewnością się opłacą i zaowocują pozytywnym obrazem w głowach gości oraz organizatorów wydarzenia. Dbajmy również o efektywną komunikację i budowanie długofalowych relacji z kontrahentami. Wszystkie te działania sprawią, że nasz hotel będzie najlepszym obiektem do realizacji eventu.